Wozu eine Kostenrechnung, wenn es schon eine Buchführung gibt
Die Buchführung schaut zurück und nach außen. Sie dokumentiert, was geschehen ist, und sie tut es in einer Form, die das Finanzamt, die Bank und das Gesetz verlangen. Die Kostenrechnung schaut nach vorn und nach innen. Sie fragt nicht, was ein Jahr gekostet hat, sondern was ein Kilometer kostet — und ob der Tarif ihn deckt.
Drei Fragen beantwortet sie, die die Buchführung nicht beantworten kann. Welche Kosten entstehen — das ist die Kostenartenrechnung. Wo entstehen sie — die Kostenstellenrechnung. Wofür entstehen sie — die Kostenträgerrechnung. Im Einwagenbetrieb fallen die ersten beiden fast zusammen, weil es nur eine Kostenstelle gibt: das Fahrzeug. Mit dem zweiten und dritten Wagen ändert sich das schlagartig.
Aufwand ist nicht Kosten
Die Begriffe klingen austauschbar und sind es nicht. Aufwand ist der in der Buchführung erfasste Werteverzehr einer Periode. Kosten sind der betriebsbedingte Werteverzehr zur Erstellung der betrieblichen Leistung.
Daraus folgen zwei Abweichungen. Es gibt Aufwand, der keine Kosten ist — neutraler Aufwand: die Spende an den Sportverein, der Verlust aus dem Verkauf eines Wertpapiers, der Brandschaden. Und es gibt Kosten, denen kein Aufwand gegenübersteht — Zusatzkosten, auch kalkulatorische Kosten genannt. Sie sind der wichtigere der beiden Fälle, weil sie darüber entscheiden, ob ein Betrieb sich in Wahrheit trägt.
Die kalkulatorischen Kosten
Vier Arten sind zu unterscheiden.
Der kalkulatorische Unternehmerlohn. Der Einzelunternehmer zahlt sich kein Gehalt; er entnimmt. In der Buchführung erscheint deshalb kein Lohnaufwand für die eigene Arbeit. In der Kostenrechnung muss er erscheinen, sonst rechnet sich der Betrieb nur deshalb, weil der Unternehmer seine eigene Arbeitskraft verschenkt. Angesetzt wird, was ein angestellter Geschäftsführer in vergleichbarer Position kosten würde.
Die kalkulatorischen Zinsen. Das im Betrieb gebundene Eigenkapital könnte anderweitig Zinsen bringen. Diese entgangenen Zinsen sind Kosten, auch wenn niemand sie zahlt. Nur für Fremdkapital fallen tatsächlich Zinsen an; deshalb wird bei den kalkulatorischen Zinsen das gesamte betriebsnotwendige Kapital verzinst und der tatsächliche Zinsaufwand im Gegenzug herausgerechnet.
Die kalkulatorische Abschreibung. Die bilanzielle Abschreibung folgt Steuerrecht und Anschaffungskosten. Die kalkulatorische folgt der tatsächlichen Nutzungsdauer und dem Wiederbeschaffungswert — denn ersetzt werden muss das Fahrzeug zu dem Preis, der dann gilt, nicht zu dem, der damals galt.
Die kalkulatorischen Wagnisse. Einzelrisiken, die regelmäßig eintreten, aber nicht vorhersehbar wann: Unfallselbstbeteiligungen, Forderungsausfälle, Reparaturen über den Durchschnitt. Sie werden als Durchschnittssatz auf Grundlage der Erfahrung mehrerer Jahre angesetzt. Das allgemeine Unternehmerwagnis — das Risiko, dass das Geschäft insgesamt scheitert — gehört ausdrücklich nicht dazu; es wird durch den Gewinn abgegolten, nicht durch eine Kostenposition.
Fixe und variable Kosten
Die wichtigste Einteilung für das Taxigewerbe unterscheidet danach, ob eine Kostenart von der Fahrleistung abhängt.
Fixe Kosten fallen an, ob das Fahrzeug fährt oder steht: Versicherung, Kraftfahrzeug- steuer, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und zur Industrie- und Handelskammer, Vermittlungs- und Funkgebühren, Miete für den Stellplatz, kalkulatorische Zinsen und — bei zeitabhängiger Betrachtung — die Abschreibung.
Variable Kosten entstehen je gefahrenem Kilometer: Kraftstoff, Reifen, Öl und Schmierstoffe, verschleißabhängige Reparaturen.
Die Zuordnung ist nicht immer eindeutig, und die Abschreibung ist der Grenzfall. Ein Fahrzeug verliert an Wert durch Zeitablauf und durch Laufleistung. Wer streng rechnet, teilt sie auf. Für die Prüfung genügt die übliche Vereinfachung: Die Abschreibung wird den Fixkosten zugerechnet, wenn eine feste Nutzungsdauer in Jahren vorgegeben ist, und den variablen Kosten, wenn eine Gesamtlaufleistung in Kilometern vorgegeben ist.
Die praktische Bedeutung dieser Trennung ist groß: Fixkosten je Kilometer sinken mit steigender Fahrleistung — das ist die Fixkostendegression. Ein Fahrzeug, das nur halb so viel fährt, trägt die doppelten Fixkosten je Kilometer. Deshalb ist die Auslastung im Taxigewerbe die entscheidende Stellschraube und nicht der Kraftstoffpreis.
Einzelkosten und Gemeinkosten
Eine zweite Einteilung fragt, ob sich eine Kostenart einem Kostenträger unmittelbar zurechnen lässt. Einzelkosten lassen sich direkt zuordnen — der Kraftstoff einer bestimmten Fahrt. Gemeinkosten lassen sich nur über einen Schlüssel verteilen — die Büromiete, die Buchhaltung, das Gehalt der Disponentin.
Im Einwagenbetrieb ist diese Unterscheidung noch bedeutungslos. Sobald ein Betrieb mehrere Fahrzeuge und eine Verwaltung hat, entscheidet der gewählte Schlüssel darüber, welches Fahrzeug rentabel aussieht. Üblich sind die Fahrleistung, die Einsatzstunden oder der Umsatz als Verteilungsgrundlage.
Der Beispielbetrieb
Die folgenden Kapitel rechnen durchgehend mit demselben Betrieb. Ein Taxi wird für 36.000 Euro netto angeschafft. Die Nutzungsdauer beträgt sechs Jahre, danach wird ein Restwert von 6.000 Euro erwartet. Das Fahrzeug fährt 60.000 Kilometer im Jahr, davon die Hälfte besetzt.
Diese Zahlen sind bewusst nicht schöngerechnet. Wer sie zu Ende rechnet, kommt auf einen Betrieb, der knapp über der Kostendeckung liegt — und das ist die ehrlichere Vorbereitung auf die Prüfung wie auf die Selbstständigkeit.